A pandemia do novo coronavírus tem impactado as atividades empresariais de maneira muito dura e surpreendente, levando gestores do mundo todo a se confrontarem com a obrigatoriedade do isolamento social e, ao mesmo tempo, a pressão de garantir a sobrevivência do seu negócio. Organizar uma estrutura para trabalhar de casa nunca foi tão urgente como no momento que atravessamos agora. Felizmente, com o auxílio de ferramentas apropriadas é possível alcançar uma atuação bem-sucedida.
Embora o home office tenha encontrado muita resistência nas últimas décadas, a realidade hoje se mostra bem diferente. Com os avanços das tecnologias, o modelo começou a ganhar espaço no mercado, e o sucesso das equipes remotas vem gerando cada vez mais credibilidade para esse tipo de trabalho. Por isso, mesmo empreendimentos que não são essencialmente digitais já vinham adotando o home office para alguns funcionários durante 1 ou 2 dias da semana.
No entanto, muitas empresas em todo mundo, que não estavam preparadas para lidar com a implementação de políticas de trabalho remoto, se viram diante da paralisação e isolamento impostos pela expansão do novo coronavírus. Assim como qualquer atividade, o home office apresenta desafios e requer a construção de uma rotina estruturada para que funcione bem. Por essa razão, muitos gestores não habituados a essa realidade devem estar preocupados, sem saber o que fazer nesse momento de crise para transformar rapidamente o trabalho físico em remoto.
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A força de trabalho moderna é extremamente dinâmica e tem mostrado avanços significativos em direção aos trabalhos feitos fora dos ambientes corporativos. É crescente o número de profissionais recorrendo a espaços de coworking, cafeterias, ou que estão rodando pelo mundo enquanto continuam exercendo seus ofícios. Porém, isso depende de planejamento e de uma estrutura adequada. Se a comunicação interna é um fator de extrema relevância quando os colaboradores estão no mesmo ambiente, a atuação remota exige ainda mais cuidado.
O primeiro ponto para garantir a eficiência e a qualidade dos trabalhos em casa é um diálogo claro com o líder — as pessoas precisam saber o que é esperado delas e quais as metas a serem cumpridas. A comunicação deve ser feita por meio de ferramentas apropriadas, como grupos de chats, especialmente aqueles com recurso de videoconferência, para que as equipes mantenham um contato diário e todos os envolvidos permaneçam alinhados com os objetivos da companhia.
Definir os canais oficiais de comunicação faz toda a diferença. É preciso ter canais oficiais para evitar falhas na troca de informações, ou até mesmo vazamento de dados importantes. Pensando sob a perspectiva de reunião de determinado setor, o ideal é que todos os integrantes da equipe estejam na mesma plataforma. Isso gera segurança e uma melhor compreensão das decisões tomadas.
O controle do fluxo de trabalho também é uma das grandes dificuldades para quem não está habituado com o escritório em casa. Certamente, essa tarefa é ainda mais complexa para quem está tentando se adaptar durante a crise. Nesse momento de transição, os gestores geralmente ficam inseguros quanto aos níveis de produtividade dos funcionários. Mas existem soluções hábeis para isso — as ferramentas de gestão de projetos.
Algumas empresas já perceberam que existem formas de garantir um trabalho eficiente mesmo fora dos escritórios. Quando as práticas e instrumentos corretos são usados por todos colaboradores, a questão da produtividade pode ser facilmente superada. Os colaboradores podem precisar de um bom tempo de adaptação, mas com uma boa estrutura para trabalhar de casa é possível ser eficaz.
O home office tem grande potencial para aumentar a satisfação dos colaboradores, contudo, esses efeitos positivos somente são sentidos quando há uma implementação adequada. O mercado disponibiliza excelentes ferramentas, como o software de gestão Studio, que ajuda a organizar todos os processos internos de uma empresa — inclusive a gestão de clientes e fornecedores. A ferramenta pode ser testada gratuitamente.
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Em suma, a implementação do home office não é uma tarefa simples, mas pode ser bem-sucedida com a ajuda de ferramentas apropriadas e uma estrutura adequada. O momento atual pode ser uma oportunidade para descobrir novos caminhos para atingir a excelência e garantir a sobrevivência do negócio. O importante é estar aberto a mudanças e investir em soluções que possibilitem o trabalho remoto de forma eficaz e produtiva.
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